POS系统基本原理是先将商品资料创建于计算机文件内，透过计算机收银机联机架构，商品上之条码能透过收银设备上光学读取设备直接读入后（或由键盘直接输入代号）马上可以显示商品信息（单价，部门，折扣...）加速收银速度与正确性。每笔商品销售明细资料（售价，部门，时段，客层）自动记录下来，再由联机架构传回计算机。经由计算机计算处理即能生成各种销售统计分析信息当为经营管理依据。
按打印方式
1.热敏POS机
优点是：打印速度快、打印时无噪音、耗材成本低。
缺点是：签购单保存年限短，易受环境影响。适用一般商户类型。
2.针打POS机
优点是：签购单保存年限长，不易受环境影响 。
缺点是：打印噪音大，耗材成较高。
适用一般商户类型。
3.套打POS机。
优点是：签购单保存年限长，不易受环境影响，外观比较美观。
缺点是：耗材成本；打印速度慢。
适用宾馆、酒店、百货等大型商户。
收款员使用收款机可以进行收款、退货、换货、价格查询、折扣、取消交易等操作，其中退货、换货、折扣功能可以设置成由经理控制。收款员每天工作的基本操作过程可以分为开机、进入销售、存零头、执行销售、结账、退出销售和关机。
由系统销售功能决定，收款员在上机时必须将自己的密码正确输入，在得到系统确认后才能正常进入收款机销售状态。在销售过程中所有的账务都会自动记录在该收款员的账号下，直到退出销售下机时为止。销售结算的付款方式，可分为人民币、支票、信用卡、礼品券等。
销售操作
①使用扫描器，扫描读入该商品的条形码信息。
这时收款机屏幕上可看到所要销售商品的名称、数量、价格，同时顾客显示屏也向顾客显示其商品价格。
②其他商品可重复以上操作，当同种商品只有一个时，可以直接进行扫描。
③在收款过程中，可以随时按下小计键显示商品小计的金额。
④当终销售确认后，可以按下合计键进行收款结算。